I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organisering av arkivarbeidet:

«Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker».

Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver. Dette gjelder både for papirbaserte og elektronisk arkiv. I arkivforskriften § 5-1 er det fastsatt:

«Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot».

Arkivtjenesten i Loppa kommune er organisert med felles sentralarkiv for alle enheter og er lokalisert til servicetorget på Loppa Rådhus i Øksfjord.

Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvaret for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandlingen i systemet. Disse fagsystemene med de tilhørende manuelle klientarkivene er en del av kommunens arkiv.

All post til enhetene som er lokalisert på rådhuset blir motatt og fordelt i kommunens postmottak. Ledere/saksbehandlere ved de andre enhetene har ansvar for å sørge for at posten blir registrert i sak-/arkivsystemet eller fagsystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i kommunens felles sak-/arkivsystem Elements eller fagsystem. Arkivverdig post blir journalført og skannet, saksbehandlere mottar dokumenter kun elektronisk og behandler disse.