Forespørselens form
- Alle forespørsler om innsyn i personregistermateriale skal normalt komme fra kommunen/organet som har skapt og deponert arkivmaterialet hos IKA Finnmark IKS.
- Privatpersoner tar ikke direkte kontakt med IKA Finnmark IKS, men kontakter den aktuelle kommunen/organet. Kommunen/organet videreformidler forespørselen til IKA Finnmark IKS.
- Alle forespørsler skal sendes skriftlig i brevform (ikke e-post). Forespørselen skal inneholde formelle kjennetegn som logo, brevhode, registreringsnummer og saksbehandler.
- Formålet med innsynet skal komme fram i innsynsforespørselen.
- Fullmakt fra personen saken gjelder legges ved kommunens/organets innsynsforespørsel når dette er nødvendig.
- Instanser som Utdanningsdirektoratet, Rettferd for taperne osv. kan sende innsynsforespørsel direkte til IKA Finnmark IKS. Da legger de ved fullmakt fra personen saken gjelder. Husk å oppgi hvilken kommune personen har bodd i.
- Alle henvendelser skal inneholde tilstrekkelige opplysninger til at gjenfinning av personopplysningene sikres (navn, evt. tidligere navn, fødselsdato og kommune).
Svar fra IKA Finnmark IKS
- IKA Finnmark IKS skal besvare henvendelser så snart som mulig, og innen 30 dager. Melding gis dersom søket vil ta lengre tid eller mappen ikke er i arkivdepotet.
- Dersom personregistermappen er i IKA Finnmark IKS sitt depot, sender vi en kopi av mappen eller den originale mappen til kommunen/organet.
- Kopiene skal makuleres etter de har blitt brukt til formålet oppgitt i innsynsforespørselen.
- De originale mappene lånes som hovedregel ut i tre uker. Dersom kommunen/organet ønsker å beholde mappene lenger enn dette, for eksempel ved at utlånet blir permanent pga. fornyet klientforhold, skal det meldes fra om dette til IKA Finnmark IKS.
- Forsendelse av sensitive personopplysninger skal alltid skje rekommandert.
Behandling hos arkivskaper
- Før innsynet gis skal saksbehandler ved kommunen/organet gå igjennom mappen, og vurdere om det bør legges begrensninger på innsynsretten etter bestemmelsene i forvaltningsloven og personopplysningsloven. En slik vurdering skal skje på faglig grunnlag.
- Tilbakelånt materiale skal oppbevares slik at det sikres mot skade, og ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos arkivskaperen.
Forskere
- Forskere kan bruke personregistermateriale etter å ha søkt vedkommende departement og fått adgang.
- Kopi av departementets vedtak skal legges fram for arkivdepotet, som skal kjenne til hvilke betingelser som er stilt for innsynet.
Forskere skal undertegne taushetserklæring og bruke materialet på IKA Finnmark IKS sin lesesal.
