Lovverket sier følgende:
Arkivansvaret til offentlige organ er formulert slik i § 6 i arkivloven:

"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

I forskrift om offentlege arkiv er dette ansvaret presisert slik i § 1-1, andre og tredje ledd:

"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23.

Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett."

Ansvar

Beskrivelse og oppgaver

Arkivansvar

Kommunedirektør

Ifølge Arkivforskriften § 1 har den øverste ledelsen ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ.

Kommunedirektøren har delegert ansvaret til arkivansvarlige som har daglig ansvar for arkiv.

Arkivansvarlig

Arkivansvarlig skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og tjeneste de har krav på, samt at arkivarbeidet utføres i tråd med de yrkesetiske retningslinjene for arkivarer.

Arkivansvarlig skal rapportere til nærmeste overordnede, har plikt til å påpeke feil og mangler og påse at disse blir rettet opp.

Arkivansvarlig er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arkivlederen har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmaterialet.

Arkivlederen skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.

Arkivansvarlig har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.

Arkivansvarlig skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.

Ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike enheter videre til arkivleder.

Ansvar for at det blir utarbeidet en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt

Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Finnmark Iks.

Være kommunens kontaktperson mot IKA Finnmark Iks.

Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.

Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene.

Ansvar for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.

Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert

Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.

Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.

Ansvar for å føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og påse at disse er i forskriftsmessig stand.

Ansvar for bruk og lån av materiale fra fjerndepot.

Ansvar for å innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom. Leder møtene og skriver referat.

Arkivtjenesten

Utførelse av arbeidsoppgaver er å:

Utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.

Utføre arkivberegning og registrering i tråd med retningslinjene, slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres og personvern ivaretas.

Sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.

Utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.

Delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.

Oppfølging og kontroll er å:

Sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).

Sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger.

Sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.

Holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.

Sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.

Registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollere at de blir bevart (journalført og restansekontroll).

Sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående arkiv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).

Sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjon, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.

Sørge for det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Offentliggjøring av postlister og møtedokumenter på kommunens nettside.

Saksbehandler

Saksbehandlers beskrivelse og oppgaver:

Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrerte i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er stemplet og journalført i saksbehandlersystemet.

Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført. Er saksbehandler i tvil må arkivet kontaktes.

Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.

Påse at overskriften på alle dokumenter er dekkende og at dokumentet kun omhandler en sak.

Det skal inngås skriftlig avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysning om fraværets varighet og med beskjed om at e-posten vil bli sendt til kommunens postmottak.

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.

Saksbehandler har tillatelse til å journalføre arkivverdig e-post, samt å omfordele egne saker og journalposter til andre i egen enhet.

Saksbehandler har, der det finnes fysisk arkivmateriale, ansvaret for at arkivmappen er komplett og ryddet for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.

Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet.

Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.

Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. restanse- og forfallskontroll

Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedering av utgående brev. (rutiner for dokument og saksbehandling)

Saksframlegg til politiske utvalg (se Rutiner for utvalgs- og møtebehandling

Delegerte saker (se rutiner for oppretting av ny sak/saksdokument)

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-

/arkivsystemet.

Fagenhetene:

Teknisk

Datasystemer som blir brukt

Rutinebeskrivelse for å sikre godt samarbeid mellom arkivtjenesten og fagenhetene.

Fagenheten bruker Elements, rutinebeskrivelsen står under 3.2.3 Arkivinstruks – Elements

-          DM teknisk

-          Gisline

-          Matrikkel

-          Komtek

Oppvekst og kultur

Datasystemer som blir brukt

Fagenheten bruker Elements, rutinebeskrivelsen står under 3.2.3 Arkivinstruks – Elements

-          WIS skole

-          Familia (Flyttet til Alta via vertskommune samarbeid gammel ligger hos oss for arkiv)

-          Velferd (Flyttet til Alta via vertskommune samarbeid gammel ligger hos oss for arkiv)

Helse og omsorg

Datasystemer som blir brukt

Fagenheten bruker Elements, rutinebeskrivelsen står under 3.2.3 Arkivinstruks – Elements

-          Profil (Pleie)

-          Winmed (Helsestasjon)

-          System X (Legestasjonen)

-          Promed cloud/pasientsky (Fysio)

-          Resursstyring (Pleie)

-          Visma Arkiv (Pleie)

Økonomiavdelingen

Datasystemer som blir brukt

-          Visma Enterprise med moduler (Ligger hos Hammerfest)

-          Komtek