Formålet med arkivplan er at den skal fungere som en administrativ håndbok for Loppa kommune.

Arkivplanen er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndtering og saksbehandling i kommunen utføres på en god og formelt riktig måte for å bidra til å:

• Sikre innbyggerne og andre god service gjennom vennlig, rask og korrekt behandling ved henvendelse til kommunen.
• Bedre politikernes arbeidsvilkår og beslutningsgrunnlag med vektlegging på kvalitet og styringseffekt i saksbehandlingen.
• Bidra til effektivitet og kvalitet i den kommunale saksbehandlingen og kontorrutinene generelt gjennom bedring av informasjonsflyt og arbeidsmetoder i kommunens administrasjon.
• Lette opplæringen i forbindelse med nytilsettinger/skifte av personale.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Loppa kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Loppa kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6.

I kommunen er arkivansvaret en del av det overordnete administrative ansvaret som er tillagt kommunedirektøren, jfr. Kommuneloven § 13-1

Servicekontoret v/arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne. Godkjent virksomhetsplan skal være med i kommunen sin årsplan.

Dette innebærer også at servicekontoret skal gi rettledning, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i samsvar med arkivloven.