Formålet med arkivplan er at den skal fungere som en administrativ håndbok for Loppa kommune.
Arkivplanen er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndtering og saksbehandling i kommunen utføres på en god og formelt riktig måte for å bidra til å:
- Sikre innbyggerne og andre god service gjennom vennlig, rask og korrekt behandling ved henvendelse til kommunen.
- Bedre politikernes arbeidsvilkår og beslutningsgrunnlag med vektlegging på kvalitet og styringseffekt i saksbehandlingen.
- Bidra til effektivitet og kvalitet i den kommunale saksbehandlingen og kontorrutinene generelt gjennom bedring av informasjonsflyt og arbeidsmetoder i kommunens administrasjon.
- Lette opplæringen i forbindelse med nytilsettinger/skifte av personale.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Loppa kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Loppa kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6.
I kommunen er arkivansvaret en del av det overordnete administrative ansvaret som er tillagt kommunedirektøren, jfr. Kommuneloven § 13-1
Servicekontoret v/arkivansvarlige har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne. Godkjent virksomhetsplan skal være med i kommunen sin årsplan.
Dette innebærer også at servicekontoret skal gi rettledning, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i samsvar med arkivloven.
