1. Materialet må grovsorteres etter akrivskapere og undersøkes og undersøke om den er mugginfisert.
2. Kommunen har flere arkivskapere. Ta arkivet fra en arkivskaper, eksempelvis skole eller barnehage, og sorter det etter arkivseries.
3. Arkivseriene kan være:

A Møtebøker B Kopibøker

C Journaler og registre

D Journalsaker, kronologisk ordnet korrespondanse E Journalsaker, emneordnet korrespondanse

F Journalsaker, systematisk korrespondanse (etter nøkkel) G – O Spesialserier for den enkelte arkivskaper

G Manntall

H Anvisningsbøker

Takstforretninger (f.eks småbruks og boligbanken) P Personalforvaltning

Q Eiendomsforvaltning/inventar

R Regnskapsarkiv (også anvisningsliste) S Statistikk

T Kart og tegninger

U Foto/film/bildemateriale V Edb og mikrofilm

W Lydopptak X Gjenstander

Y Egenproduserte trykksaker Z Avisutklipp o.l

Æ Andre utskilte arkivdeler, diverse

Å Referansemateriell (arkivlister, avisutklipt, o.l)

Sortertering og forberedning av avsending til arkiv:

Løsbladmateriale som kopibøker og annet skal bindes inn. gjerne med et klemmesystem (metallskinne) og stive omslagspermer (for eksempel ved hjelp av en Xerox Channel Bind eller lignende maskiner). Tittel kan påføres med kulepenn eller etikett i permanent papir som klistres på med godkjent lim.

Kartotekkort o.l. legges i esker på en slik måte at disse ikke kan bytte plass under transport. 

Større format kan pakkes inn i gråpapir, eller man kan finne andre typer løsninger. Det viktigste er at man søker løsninger som ikke skader arkivmaterialet på noen måte. Legg og mapper bør være av syrefritt materiale, dersom innholdet krever det. AiN bruker f.eks syrefrie konvolutter til oppbevaring av foto.

Enkeltsaker på samme arkivkode kan samles i samme mappe, for øvrig legges én sak i hver mappe. Teksten på mappene skal kunne leses uten å ta mappene ut av boksen.

Saksmapper fra saksarkiv og klientmapper legges i standard arkivbokser med egnet format. Arkivboksene må monteres korrekt, slik at bunnen ikke åpner seg ved alminnelig håndtering. Innholdet av en arkivboks må registreres på en side av boksen:

1. Kommune - Loppa
2. Arkivskaper - formannskap
3. Arkivserier – Saksarkiv 000 - 047 4. År: fra – til 1956 - 1970

Liste over godkjente verktøy:

Godkjent kulepenner: http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/krav/kulepenner.html Godkjent papir : http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/krav/papir.html

Godkjent lim: http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/krav/lim.html

Les om arkivbokser her http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/sos.html#arkivbokser

Alle protokoller, arkivbokser, pakker osv. skal legges inn i esker samtidig må skrives en liste i Excel - format over det som legges inn i esken:

Samleliste til IKA Finnmark Fra  Loppa kommune

Antall esker/emballasjer:

3

Den skal følge med hele avleveringen av arkiv til IKAF.

Når arkivet er pakket i eskene og samlelisten er skrevet ferdig, må de sende til IKAF melding om avlevering, ta kontakt med IKAF og avtale datoen når avleveringen skal skje.

Avlevering vil skje etter avleveringsliste er godkjent av IKA Finnmark IKS (jf ny arkivforskriften § 29). Se godkjent liste for avlevering av eldre arkiv: