I henhold til riksarkivarens forskrift kapitel 3 stilles det krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument. Denne rutinebeskrivelsen tar utgangspunkt i dette kapitlet.

Formålet med å ha rutiner for alle systemer som danner arkivdokumenter, er for at det skal trygge arkivet for Loppa kommune i samtid og ettertid.