Rutinebeskrivelse om interne ansvarsforhold, rutiner og rettigheter.

Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkivfunksjoner.

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder.

Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

• Adgang til å opprette journalposter og dokumenter
• Adgang til funksjoner for registrering og retting
• Adgang til å registrere merknader
• Adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak

Begrensninger:

• Alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensende saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkivrettigheter:

Rettigheter:

• Adgang til å opprette journalposter og dokumenter
• Adgang til funksjoner for registrering og retting
• Adgang til å registrere merknader
• Adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig).

Begrensninger:

• Adgang til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
• Alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

Ansvarsforhold og prosedyrer for registering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Mottak:

Loppa kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandler å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, kan e-posten videresendes til arkivtjenesten eller importere e-posten selv til riktig sak.

Sending:

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å registrere e-posten og merke den som sendt på e-post i Elements Arkivverdig e-post som sendes fra Loppa kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes med kryptering.

Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Saksdokumentene konverteres til arkivformat når de journalføres. Ansatte på serviceavdelingen har ansvaret for journalføringen.

Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til Elements. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet.

Saksbehandlerne har også tilgang til å skanne innkomne dokumenter.

Den som skanner har ansvaret for å kontrollere følgende:

• At alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert.
• At alle sider er kommet med på hvert dokument.
• At skanningen kvalitetsmessig er god nok.
• At det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger.

Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen:

Den som skriver et brev, har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjørers snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er ferdigstilt. Kvalitetssikringen går blant annet ut på at følgende kontrolleres:

• At journalen er knyttet til riktig sak
• At eventuell avskriving er utført
• At offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.ht. navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
• Ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen:

Leverandøren av Elements har ansvaret for sikkerhetskopiering.

E-signering

Rutine for bruk av e-signering i Elements sak/arkiv

Denne rutinen gjelder for Loppa kommunes saksbehandlere i Elements sak/arkiv som skal sende ut dokumenter hvor mottaker skal signere for å bekrefte avtale/leie/tildelt plass i oppvekst og kultur etaten. Løsningen benyttes for å digitalisere manuelle prosesser, og for å sikre nødvendig tillit i for eksempel avtaleinngåelse. E-signering kan kun benyttes overfor privatpersoner med gyldig fødselsnummer/D-nummer i Norge.

Generell informasjon om Elements E-signering

Elements e-signering brukes for å sikre brukervennlig, sikker, praktisk og effektiv håndtering av dokumenter som krever signatur fra innbyggere. Signerte dokument blir returnert til Loppa kommune, og blir automatisk lagret på korrekt arkivsak i Elements nye inngående dokumenter.

Elements e-signatur er en modul i Elements som benytter DIFI sin nasjonale fellestjeneste for elektronisk signatur – e-signatur. Løsningen gjør det mulig for innbyggere (privat personer) å signere dokument fra Loppa kommune som er ekspedert fra, digitalt ved påføring av digital personsignatur.

Sikkerhet og personvern

Det er autentisert e-signatur som støttes i Element på sikkerhetsnivå 4. Autentiseringen skjer via ID-porten. Sikkerhetsnivå 4 tilsier at man også kan sende personsensitivt informasjon til signering. Personer under 18 år vil ikke kunne motta post til signering da de ikke utstedes med eID på sikkerhetsnivå 4 per nå. Elements e-signatur støtter maskin-til-maskin asynkron signering der signeringsoppdrag sendes fra Elements med frist og lenke til signeringsportal.

Funksjonalitet for å sende dokumenter til signering er tilgjengelig fra menyvalg på journalposten. Dokument som sendes til signering kan sendes til en eller flere mottakere i en operasjon.

Automatisk arkivering

Signerte dokument blir returnert til Loppa kommune og blir automatisk lagret på korrekt arkivsak i Elements som nye inngående dokumenter. Dokumenter som ekspederes for signering vil være i PDF format, og returnerte signerte dokumenter vil være i PDF/A-3. Signaturen bevitnes og forsegles av tiltrodd tredjepart. Signaturen er langtidsvaliderbar og arkiveres i Elements.

Logging og kontrollsøk

Den utgående journalposten blir oppdatert med logg for når mottakeren signerte dokumentet. Det er utarbeidet egen forsendelsesmåte og forsendelsesstatus til e-signering som kan benyttes til pre-definerte søk for oversikt og kontroll.

Rutine for bruk av e-signering i Loppa kommune

1.  Saksbehandler oppretter utgående brev i Elements. Mottaker må registreres med gyldig fødselsnummer. Dersom et dokument skal sendes ut til en virksomhet for signering, må signaturoppdraget sendes vedkommende person ifølge enhetsregistret har signaturrett/prokura i selskapet. Det skal følges et oversendelsesbrev med hver utsendelse av et signeringsoppdrag. Dette brevet settes som hoveddokument. Eventuelt avtaler eller informasjonsbrev som skal signeres legges som vedlegg.
2. Dokumentproduksjonen følger vanlig framgangsmåte for produksjon av journalpost med brev med vedlegg.
3. Når brevet skal sendes til signering velges ekspeder digitalt, og varianten for signeringsoppdrag velges som framsendingsmåte.
4. Mottaker får melding i sin epost/digitale postkasse eller i Altin.no at det foreligger et dokument til signering (dette avhenger om mottakers egne innstillinger i kontaktregistre). Mottaker følger de instruksjonene som kommer i dokumentet for å signere via ID-porten.
5. Når dokumentet er signert, mottar Loppa kommune en tilbakemelding i samme sak, med bekreftelse på at journalposten som er sendt ut er godkjent av mottaker.
6. Innstillingen i systemet er satt slik at mottaker har en frist på 30 dager til å signere.

Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Ved registrering av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten (hvis mulig) fordele direkte til saksbehandler, og registrere fordelingen i Elements.

I tilfeller der arkivtjenesten ikke kjenner til hvem som er saksbehandler registreres dokumentene «ufordelt» til behandlende etat. Lederen i etaten fordeler så videre til saksbehandler, og registrere fordelingen i Elements.

Retting av registrert journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rett i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

Avskriving av ferdigstilte dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikre avskrivinger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Loppa kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurdering av inngående brev foretas i utgangspunktet av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der kommunedirektøren, etatsleder, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Elements med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Når kommunedirektøren, virksomhetsledere, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i Elements med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.

Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre:

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid, utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.