Arkivplanen er å anse som Loppa kommune sitt system for internkontroll.

Arkivplanen skal fungere som et verktøy og oppslagsverk for arkivarbeidet og at det blir fulgt etter gjeldende lover og regler. Den skal derfor oppdateres jevnlig for å kunne fungere som et best mulig verktøy for både arkivmedarbeidere og øvrige ansatte som håndterer arkivdokument.

Alle som arbeider med dokumenthåndtering er ansvarlig for å melde feil, mangler, endringer eller andre avvik og hendelser som påvirker dokumenthåndteringen, f.eks.:

• nye rutiner
• nye fagsystem som tas i bruk
• nye ansatte som skal håndtere arkivdokument
• m.m. 

Dette meldes arkivtjenesten i e-post: postmottak@loppa.kommune.no

Arkivtjenesten ved arkivansvarlig skal rapportere alvorlige avvik og hendelser samt annet som vil få store konsekvenser for arkivarbeidet til leder for servicekontor som tar det videre til kommunedirektør.

Kommunen har ikke et eget program for avvikshåndtering.

Rutinebeskrivelser for behandling av arkivdokument for enhetene skal sendes til servicekontoret som legger rutinene som vedlegg i arkivplanen.

Daglig internkontroll: sak-/arkivsystem; Arkivtjenesten gjennomfører internkontroll daglig ved journalføring i sak-/arkivsystemet.

Periodisk internkontroll: 1 gang i året sender arkivansvarlig ut e-post til enhetsledere med påminning om rutiner for håndtering av e-post og annen dokumentasjon samt arkivering i fagsystem og sak-/arkivsystem.

Avvik av mindre alvorlig grad, rapporteres kommunedirektøren gjennom årsrapporten.